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報酬などの支払を受けるもしくは支払う際の別途に発生した経費との区別
経費の負担について発注元と請負側で別途やりとりがある場合があります。この時には注意が必要になります。要するに経費部分は基本的には源泉の対象であるということであり、経費部分を源泉の対象から外すには必ず区分が必要であるということです。
まずは内容の確認
まずはなぜに経費が別であるのかということが根本的に契約などで明確になっていることが重要です。この部分に関しては経費に関する明確な費用負担がうたわれていることが重要にもなる部分です。なぜならば経費は本来的には請負側が仕事ととして受けているものであるために元来は請負側が経費込で受けていると考える必要があるからです。これに対し経費分を別途請求するということになりますので経費に関する考え方が契約に織り込まれているかどうかが根拠になるからです。経費が請負側持ちであるとすれば区分経理は根本的に不可能になります
どこまで区分するか・・・・そして領収書などの添付
経費とその仕事に対する報酬という形での区分ということが重要になります。そのためにはその経費がなぜ、どのようにして、その目的は？といったそれこそ基本的事項を明確にした書面と領収書の添付がなければ問題外ということになります。これがなければ契約云々の問題以前にお話しにならないということになります。
いずれにせよ経費に対しお金を支払うわけですので発注側の名前として申請が必要とされる場合の印紙や請負側が負担とすることが元来なじまないもの以外で請求する場合はその領収書がなければ発注側が費用として認識不可能になりますので領収書を渡さない経費精算はありえないことになります。経費を別途請求であるがその領収書は請負側では根拠があまりにも乏しい状況ができあがります。この場合は区分経理自体に問題があることになり要注意ということになります