これは本当に現実の話になっていきます。
ほぼ不可能なケースがありえます。
ただしシステムの導入が必須ではないので
事務処理規定の作成
これには基本9つの項目があるを求められています。
1．事務処理規定の目的、参照している法律
2．適用範囲・・・事務処理規定が適用される範囲
現実が見えている部分かと、だれがするのか？
どの作業がこれに当てはまるのか？
これを明文化します。
3．明文化となると現実に誰が経理をしているのか？
ただこれも責任者を明確にすれば大丈夫です。
要するにこれはいままでと変わらないが近いです。
問題はだれがやってもイイよではない！
ということです。まあ国が現実が見えていない
部分がこれになるのでしょう。
4．電子取引の範囲
実際に行っている部分が既にメールでのやり取り
やデータのやり取りであれば管理者が明確で
あれば・・・・・家族経営が＋、中小での管理の場合は
要注意となっていきます。
最終的に誰が処理をするのか？それが重要です。
5．保存場所と年数・・・・保存場所は会社が決定します。
要するに社長や管理者がわかっている、そして無関係
な場合は触ることができない！ということです。
年数は会社の規模やその位置でかわります。
データの保存が税務よりであれば7年程度
上場等のような場合は監査役当が決定します。
監査法人よりの指示があるかと思います。
6．対象となるデータ
領収書や請求書、それを作成するための資料。
となってきます。請求のもとになる納品書や作業手順書
などがこれに当たるかと思います。
まあ要するにいままでの事をよりいっそう明確にする
そういうことです。
7．運用体制
管理責任者、処理責任者の明確化です。
責任を持つのは誰なのだ？と、いうことです。
8．訂正・削除の禁止規定
要するに経理であれなんであれ要するに
安易に直すな勝手に消すな！と、いうことです。
9．訂正、削除を行う時の手順などの記載した文書等
が絶対的に必要！
事務処理規定はネットに出ていたりもしますので
それらを参考に作成が正解かと思います。
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